회의록 작성 방법

회의록에 포함해야 할 내용

회의록은 결과의 기록이지 회의록이 아닙니다. 어떤 회의든지 완전한 회의록은 네 가지 질문에 답합니다: 누가 있었는가, 무엇이 논의되었는가, 무엇이 결정되었는가, 누가 다음에 무엇을 할 것인가.

• 머리글 - 회의 이름, 날짜, 시간, 장소 또는 통화 링크, 회의록 작성자.
• 참석자 - 누가 참석했고, 누가 사과를 보냈습니다. 공식 이사회의 경우 정족수 충족 여부를 기록합니다.
• 의제 항목 - 다룬 항목, 이상적으로는 논의된 순서대로.
• 결정사항 - 그룹이 실제로 동의한 사항, 명확하게 기술됨. 공식 설정에서는 동의 및 투표 결과를 기록합니다.
• 액션 아이템 - 각 작업에 담당자와 기한(설정된 경우).
• 다음 단계 - 다음 회의 날짜 및 준비할 사항.

모든 댓글을 포착할 필요가 없습니다 - 내용과 결과를 기록하고, 잡담은 생략합니다.

회의록 작성, 단계별

반복 가능한 프로세스는 회의록을 더 빠르게 작성하고 회의마다 더 일관되게 만듭니다.

1. 회의 전에 준비 의제에서 시작합니다. 머리글(회의 이름, 날짜, 참석자)을 미리 채우고, 각 의제 항목 아래에 슬롯을 남겨 통화 중에 결과만 포착하면 됩니다.
2. 결정사항과 조치를 실시간으로 포착 회의 중에 두 가지에 집중합니다: 무엇이 결정되었고 누가 언제까지 무엇을 하기로 동의했는가. 모든 것을 적기보다는 발생하는 대로 기록하세요.
3. 모든 액션 아이템에 담당자 표시 각 작업에 대해 담당자와 기한을 작성합니다. 담당자가 명명되지 않으면 'Unassigned'로 표시하여 작업에 담당자가 필요함을 명시하세요.
4. 회의 직후 정리 회의가 신선할 때 노트를 정리합니다 - 약자를 완전한 문장으로 변환, 접선 제거, 참석하지 않은 사람도 각 결정사항과 조치가 명확한지 확인.
5. 회의록 공유 및 저장 회의록을 참석자에게 즉시 보내고 팀이 찾을 수 있는 곳에 저장합니다. 공식 이사회의 경우 다음 회의에서 승인을 위해 초안을 배포합니다.

짧은 완성된 예

단일 의제 항목에 대한 깔끔한 회의록의 모습입니다 - 간단하고, 결정사항과 조치가 분리됨:

• 의제 항목: 온보딩 이메일 개편
• 토론: 현재 5개 이메일 환영 수열이 너무 길다; 팀이 초안 3개 이메일 버전을 검토했다.
• 결정: 3개 이메일 온보딩 수열로 이동.
• 액션 아이템: Priya - 사본을 최종 확정하고 검토를 위해 보내기 - 다음 금요일까지.

결정사항('3개 이메일로 이동')이 조치('Priya가 사본을 최종 확정')와 별도로 기록됨을 주목합니다. 이들을 분리하는 것이 회의록을 스캔 가능하게 만드는 것입니다.

피해야 할 일반적인 실수

• 모든 것을 기록하기 - 회의록은 결과이지 단어별 기록이 아닙니다.
• 담당자 없이 결정사항 기록하기 - 책임이 없는 결정은 거의 완료되지 않습니다.
• 모호한 액션 아이템 - '가격 추적'은 'Mike - Legal에 QBR 조건에 대해 이메일 - 수요일까지'보다 약합니다.
• 며칠 후에 작성하기 - 세부 사항은 빠르게 사라집니다; 같은 날 회의록을 정리하세요.
• 결정사항을 산문에 묻기 - 결정사항과 액션 아이템을 자체 짧은 목록에 넣습니다.

AI가 회의록에서 회의록을 작성하도록 하기

Google Meet, Teams, Zoom의 회의록이 있으면 수동 작성을 건너뛸 수 있습니다. 당사의 무료 회의 요약 생성기는 회의록을 읽고 요약, 결정사항, 액션 아이템을 생성합니다 - 그 후 회의록 양식에 붙여넣고 필요에 따라 정리합니다. 회의록에 있는 것만 사용하므로 회의록이 정확하게 유지됩니다.